Notionデータベースでプロジェクト管理：PMが最初に作るべきテンプレート構成

NotionのデータベースはExcelより柔軟で、専用ツールより自由度が高い。しかし設計を間違えると「管理のための管理」になってしまう。本稿では、PMが実際に使えるNotionのデータベース構成と設計原則を解説する。

PMが最初に作る4つのデータベース

Notionでプロジェクト管理を始める場合、以下の4つのデータベースから始めることを推奨する。

1. Projects DB（プロジェクト一覧）
2. Tasks DB（タスク管理）
3. Meetings DB（会議・議事録）
4. Risks DB（リスクログ）

この4つをRelationで接続することで、プロジェクト単位での全情報一覧が実現できる。

データベース1：Projects DB

プロパティ設計：

• プロジェクト名（タイトル）
• ステータス（Not started / In progress / Completed / On hold）
• 担当PM（Person）
• 開始日（Date）
• 期限日（Date）
• クライアント名（テキスト）
• 優先度（Select：High / Medium / Low）
• タグ（Multi-select）

便利なビュー：

• ボードビュー（ステータス別）
• ガントビュー（期間可視化）
• テーブルビュー（全プロパティ表示）

データベース2：Tasks DB（プロジェクトに紐付け）

プロパティ設計：

• タスク名（タイトル）
• プロジェクト（Relation → Projects DB）
• 担当者（Person）
• ステータス（Not started / In progress / Done / Blocked）
• 優先度（Select）
• 開始日・期限日（Date）
• 工数見積もり（Number）
• 実績工数（Number）
• ブロッカー（テキスト）

Rollup活用： Projects DBに「完了タスク数」「合計工数」をRollupで追加することで、プロジェクト一覧からタスクの進捗が見える。

Rollupの設定：
- 関係するプロパティ：Tasks（Relation）
- 集計対象プロパティ：ステータス
- 計算：Count values（"Done"のフィルタを適用）

データベース3：Meetings DB

プロパティ設計：

• 会議名（タイトル）
• プロジェクト（Relation → Projects DB）
• 日時（Date）
• 参加者（Person）
• 会議の種類（Select：定例・キックオフ・レビュー等）
• アクションアイテム（テキスト）

テンプレートを作成する： Meetings DBのテンプレートとして「議事録テンプレート」を設定しておくと、新しい議事録ページを開くたびに自動でフォーマットが適用される。

データベース4：Risks DB

プロパティ設計：

• リスク内容（タイトル）
• プロジェクト（Relation → Projects DB）
• 発生確率（Select：High / Medium / Low）
• 影響度（Select：High / Medium / Low）
• リスクスコア（Formula）
• 対応策（テキスト）
• 発生時対応（テキスト）
• オーナー（Person）
• ステータス（Select：Open / Monitoring / Closed）

リスクスコアのFormula：

ifs(
  prop("発生確率") == "High" and prop("影響度") == "High", "HH",
  prop("発生確率") == "High" and prop("影響度") == "Medium", "HM",
  prop("発生確率") == "Medium" and prop("影響度") == "High", "MH",
  true, "Low"
)

データベース間のRelation設計

4つのデータベースをRelationで接続するイメージは以下の通り。

Projects DB
    ↕ (Relation)
Tasks DB ←→ Meetings DB
    ↕ (Relation)
Risks DB

すべてをProjectsに紐付けることで、「このプロジェクトのすべての情報（タスク・議事録・リスク）」を1ページで確認できるプロジェクトページを作れる。

プロジェクトページのテンプレート設計

Projects DBの各プロジェクトページに以下のブロックを含むテンプレートを設定する：

# [プロジェクト名]

## プロジェクト概要
[1〜2段落]

## キーリンク
- Figma：[リンク]
- GitHub：[リンク]
- Slack チャンネル：[リンク]

## Linked DB：タスク
（Tasks DBのRelation・現在進行中のみフィルタ）

## Linked DB：直近の会議
（Meetings DBのRelation・直近5件）

## Linked DB：現在のリスク
（Risks DBのRelation・OpenかMonitoringのみ）

まとめ

Notionのデータベース設計の核心は「Relation・Rollup・Filterの組み合わせ」だ。最初からすべてを完璧に設計しようとせず、まず基本の4データベースを作って使いながら改善する。1ヶ月使えば「何が便利で何が使いにくいか」が自然と分かってくる。